Beurer ist ein führender Anbieter von Gesundheits- und Wellnessprodukten und bietet ein breites Spektrum an Lösungen für medizinische Versorgung, Entspannung und Fitness. Beurer ist für sein Engagement für Innovation und Qualität bekannt und hat sich weltweit als vertrauenswürdige Marke etabliert. Beurer bewegt sich in einem Markt mit hohen Dokumentationsanforderungen für Audits und verschiedene Zertifizierungen, beispielsweise nach ISO 13485. Daher war ein System erforderlich, um all diese Informationen zu erfassen und sie allen Mitarbeitern bei Beurer leicht zugänglich zu machen.
Hier ist Qarma kommt ins Spiel. Durch den Einsatz unseres Qualitäts- und Compliance-Tools konnte Beurer alle Daten an einem Ort sammeln, organisieren und zentralisieren.
Alina Kaupp, verantwortlich für das Lieferantenmanagement und Jonathan Schmuck, Projektmanager im Einkauf bei Beurer, erklären, wie die Suite von Qarma Mithilfe dieser Tools konnten sie ihre Datenerfassung vereinfachen und validieren und so die Zeit, die sie zuvor für die Vorbereitung von Audits und Zertifizierungen aufwendeten, erheblich reduzieren.
Jonathan leitet sowohl interne als auch externe Audits und erläutert, wie der gesamte Prozess des Lieferanten- und Zertifikatsmanagements automatisiert wurde mit Qarma .
Ein Tool für die Zusammenarbeit
Bisher nutzte Beurer zahlreiche Berichte und E-Mails, um Compliance- und Qualitätsaufgaben zu bewältigen. Die Informationen waren verstreut, was es schwierig machte, den Überblick zu behalten – insbesondere bei der Vorbereitung auf Audits oder der Verwaltung von Lieferantendaten und -zertifikaten. Die Prozesse waren zeitaufwändig, und es war eine Herausforderung, sicherzustellen, dass jeder zum richtigen Zeitpunkt Zugriff auf die richtigen Informationen hatte.
Das Ziel war klar: Weg von verstreuten Berichten und E-Mails hin zu einem gemeinsamen Tool, auf das Kollegen im gesamten Unternehmen problemlos zugreifen und den Status von Inspektionen, Audits und Lieferanten – ob aktiv, inaktiv, potenziell oder blockiert – im Blick behalten konnten. Jeder, der die Informationen benötigte, sollte darauf zugreifen können.
Um Anforderungen wie ISO 13485 und die Medizinprodukteverordnung zu erfüllen, war die Entwicklung eines Tools zur Verwaltung dieser Zertifizierungen von höchster Priorität. Alina erklärt, wie sie die Kontrolle über das behalten, was sie kontrollieren müssen:
„ Unsere ISO 13485, MDR und weitere Vorschriften bilden den Rahmen für unser Qualitätsmanagement und Lieferantenmanagement – das, was wir kontrollieren müssen. Dies bildet die Grundlage für alles, was wir tun“, erläutert sie. „ Da wir mehrere Zertifikate und Standards verwalten, darunter BSCI und sich entwickelnde medizinische Vorschriften, benötigen wir ein strukturiertes Zertifikatsmanagementsystem, um alle Lieferanten und Zertifikate zu verfolgen.“
Alina erläutert, wie sie Lieferanten durch Erstaudits prüfen, um sicherzustellen, dass sie die Anforderungen erfüllen. Medizinische Lieferanten sollten über ISO 13485 verfügen, während nicht-medizinische Lieferanten über ISO 9001 verfügen müssen. Sobald neue Zertifikate und Vorschriften auftauchen, nutzen sie Qarma für Audits und zur Verwaltung von Zertifikaten.
Alle Daten und Dokumentationen noch schneller an einem Ort
Seit dem Onboarding Qarma Beurer hat den Zeitaufwand für die Vorbereitung von Audits um 50 % reduziert. Alle lieferantenbezogenen Dokumente und Daten werden an einem Ort gespeichert und sind so leicht zu finden und zu teilen.
„ Wir suchten nach einer Lösung, die Kontrollpunkte, Bilder und Kommentare an einem Ort speichern konnte .“ Bisher mussten die Bilder manuell den Kontrollpunkten zugeordnet werden. „ Zwischen der Durchführung der Audits und dem Erhalt der Ergebnisse verging ein längerer Zeitraum “, erklärt Alina.
Bei Audits kann Beurer nun schnell alle erforderlichen Zertifizierungen, Dokumentationen und Lieferantenübersichten vorlegen. Die zentrale Übersicht aller Informationen macht den Prozess reibungsloser und transparenter.
Auch das Lieferantenmanagement wurde verbessert: Alle Lieferanten und Produktionseinheiten verfügen über einen eigenen Status. Sind sie für aktive Geschäfte freigegeben und haben das Audit bestanden, wird ihr Status auf „aktiv“ gesetzt und ist unternehmensweit sichtbar. Ist ein Lieferant inaktiv, ist jedem klar, dass aktuell keine Einkäufe getätigt werden können.
„ Es ist jetzt viel besser, da wir den Status und alle fehlenden Informationen verfolgen können “, fügt Alina hinzu.
Kontext mit Bildern in QC festlegen
Inspektoren müssen sich nicht mehr mit endlosen Kommunikationskanälen oder verstreuten Informationen herumschlagen. Alles, was sie brauchen, ist an einem Ort. Das spart ihnen Zeit und macht ihre Arbeit effizienter.
Eine herausragende Funktion ist die Möglichkeit, Bilder in Berichte einzubinden. Dies erleichtert die Erklärung von Problemen, die Schaffung von Kontext und schnelles Handeln erheblich. Der visuelle Kontext durch Fotos reduziert Missverständnisse und beschleunigt den QC-Ablauf.
Vereinfachter Workflow und validierte Daten bei Audits
Mit Qarma Beurer hat sein Ziel erreicht: die Vereinfachung der Arbeitsabläufe, die zentrale Datenerfassung und die Verbesserung der unternehmensweiten Zusammenarbeit. Die Tools sparen nicht nur Zeit, sondern sorgen auch für validierte Daten und mehr Transparenz in den Prozessen. Audits sind dadurch einfacher zu verwalten, da jeder weiß, wo Daten, Zertifikate und Lieferanteninformationen zentral verfügbar sind.
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