EverRest stellt Produkte her, auf denen Menschen schlafen: Schaumstoffmatratzen, Kissen und – über eine in Großbritannien ansässige Vertriebspartnerschaft – auch Bett- und Badwäsche. Aufbauend auf einer mehr als 20-jährigen Tradition dänischen Designs und erweitert durch eine Fusion mit einem amerikanischen Partner im Jahr 2024 hat sich EverRest zu einem vertikal integrierten Full-Service-Partner für große Einzelhändler entwickelt, der Produkte von der Entwicklung über die Beschaffung bis zur Auslieferung an den Kunden begleitet. Diese Größe basiert auf einer globalen Lieferkette, die sich über China, Vietnam, Indien und Serbien erstreckt, sowie auf einem hohen Standard an operativer Disziplin – einschließlich Compliance –, den EverRest als Kern der Marke betrachtet und nicht nur als Backoffice-Funktion.
Die Überwachung dieser Lieferkette ist auf zwei Bereiche aufgeteilt: Compliance und ESG, die von Dänemark aus in Zusammenarbeit mit einem ebenfalls in den USA ansässigen Kollegen gesteuert werden, sowie die Qualitätssicherung, die nach der Fusion von EverRest mit dem Schwesterunternehmen Malouf weltweit von den USA aus gesteuert wird und über Teams in den USA, China und Vietnam verfügt. Um mit dieser wachsenden Komplexität Schritt zu halten, hat sich EverRest für die Module „Lieferanten-Compliance“ und „Qualität“ von „ Qarma “ entschieden.
Compliance auf Basis von E-Mail und SharePoint
Bevor das Compliance-Team von EverRest aufgestockt wurde, war die Struktur aus der Not heraus einfach gehalten.
„Bevor wir Qarma nutzten, hatten wir eigentlich kein richtiges System. Es lief einfach alles … online“, — Sanne Hansen, Compliance-Spezialistin bei EverRest
Da nur eine Handvoll Lieferanten an den größten Kunden gebunden war, war dies noch überschaubar. Dann gewann EverRest einen neuen Kunden mit Dutzenden eigener Lieferanten hinzu, und die Lieferantenbasis stieg fast über Nacht auf rund 25 an. Zertifikate, Fragebögen und Prüfberichte, die zuvor in einer Handvoll SharePoint-Ordnern abgelegt waren, verteilten sich plötzlich auf verschiedene Posteingänge, ohne dass ein einheitlicher Verantwortlicher feststand.
Die neue Kundenbeziehung brachte auch ihre eigenen Compliance-Probleme mit sich. Durch die Suche nach dem besten Preis bei jeder Bestellung hatte sich die Zahl der Lieferanten auf bis zu 60 erhöht – mehr, als das Unternehmen realistisch gesehen seinen eigenen Prüf- und Zertifizierungsanforderungen unterziehen konnte. Die Konsolidierung dieses Lieferantenstamms wurde zu einem eigenständigen Projekt: weniger, dafür engere Lieferantenbeziehungen, bei denen EverRest tatsächlich die Einhaltung von Zertifizierungen, CO₂-Zielen und der wachsenden Liste von EU-Anforderungen sicherstellen konnte – statt einer unübersichtlichen Liste, auf die das Unternehmen keinen wirklichen Einfluss hatte.
Sobald die Lieferanten im System erfasst waren, ging es bei der Umstellung weniger um Effizienz als vielmehr um Transparenz.
„Es ist eine sehr unsichere Art, Ihre Unterlagen zu speichern, wenn Sie dies lediglich in SharePoint und Excel-Tabellen tun. Alles in ein System zu übertragen, das die Daten für Sie speichert, ist viel besser, als sie in SharePoint zu belassen. Qarma beseitigt zudem das Risiko, dass überall doppelte Dokumente herumliegen, da Sie lediglich ein Quelldokument hochladen können, das dann an verschiedenen Stellen angezeigt wird.“ — Line Kerbech, Compliance- und ESG-Managerin
Dieser „Single-Source“-Ansatz bildet nun die Grundlage dafür, wie EverRest Konformitätserklärungen, Lieferantenbescheinigungen sowie ESG-Daten – wie Mitarbeiterzahl, Geschlechterverteilung und Energiemix – über Fragebögen erfasst, die direkt mit dem Profil des jeweiligen Lieferanten auf Qarma verknüpft sind. Er hat zudem etwas noch Grundlegenderes verändert: das Wissen, wen man fragen muss.
„Die Kontaktdaten sind echt praktisch, denn früher musste ich immer bei der Beschaffung nachfragen: Wie lautet die E-Mail-Adresse, an wen muss ich mich bei diesem Lieferanten wenden? Jetzt kann ich das einfach nachschlagen.“ — Line Kerbech
Das ist von Bedeutung, da die Compliance-Anforderungen von EverRest ständig zunehmen. Angesichts der EU-Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle (PPWR), der Verordnung über die allgemeine Produktsicherheit und der Verpflichtungen im Rahmen der erweiterten Herstellerverantwortung (EPR) im Zusammenhang mit Verpackungsabfällen sammelt das Team mehr Lieferantendaten als je zuvor. Unabhängig davon treiben die wissenschaftlich fundierten Emissionsziele von EverRest einen ähnlichen Wandel voran: Das Unternehmen benötigt nun von Lieferanten gemeldete Daten, die es tatsächlich überprüfen kann. Als ein vietnamesischer Lieferant eine Treibhausgasberechnung auf der Grundlage eines falschen nationalen Netzemissionsfaktors einreichte, ermöglichte die Zentralisierung der Daten in „ Qarma “, den Fehler zu erkennen und eine bestimmte, dokumentierte Einreichung zurückzuweisen, anstatt dies per E-Mail nachverfolgen zu müssen.
Qualitätswiederherstellung ausgehend von zwei unterschiedlichen Ausgangspunkten
Was die Qualität angeht, sah sich Jon Craig, Senior QA Manager bei EverRest, mit einem ähnlichen Problem konfrontiert, das jedoch aus einer anderen Richtung kam.
Als Jon Mitte 2024 zum Unternehmen kam und später im selben Jahr die Leitung des globalen Qualitätsteams übernahm, musste er zwei regionale Teams leiten, die noch nie auf die gleiche Weise gearbeitet hatten. Das China-Team, das bereits mit den dänischen Niederlassungen von EverRest verbunden war, versandte Prüfberichte als Word-Dokumente, während das andere Team Fotos per E-Mail schickte – ohne einheitliches Format und in manchen Fällen ohne klaren Ansprechpartner auf der Empfängerseite.
„Ein Team hat einfach nur Fotos geschickt, ohne jeglichen Kontext. Ich weiß nicht einmal, was ich da eigentlich sehe. Sie haben Word verwendet, und ich weiß nicht, wer diese Berichte erhalten hat … sie dienten eher als Archiv für spätere Referenzzwecke, für den Fall, dass ein Kunde ohne konkrete Vorgaben danach fragt.“ Jon Craig, Senior QA Manager
Sein erster Schritt bestand darin, detaillierte, standardisierte Checklisten zu erstellen und die Zustimmung eines zögerlichen Teams einzuholen, das daran gewöhnt war, die Dinge auf die bisherige Art und Weise zu erledigen. Qarma’s Kundenbetreuer unterstützte ihn dabei, indem er Webinare durchführte, um die Mitarbeiter der Qualitätskontrolle in den Fabriken anhand realer Prüfszenarien direkt zu schulen, während Jons Team die Folgefragen beantwortete.
In Vietnam konnte Jon ganz von vorne anfangen. Da er sich nicht mit einem Altbestand an Teams oder Prozessen auseinandersetzen musste, baute er eine neue Abteilung für Qualitätssicherung von Grund auf auf und verschärfte die Checklisten weiter: Er schrieb Messungen mit festgelegten Toleranzen vor, damit die Prüfer die Messwerte nicht selbst interpretieren mussten, und verlangte Foto- oder Videobeweise für Dinge wie Funktionstests an Motoren für verstellbare Betten, bei denen ein einfaches „Häkchen“ allein nie ausreichte.
Durch Korrekturmaßnahmen hat sich die Vorgehensweise beider Teams im Umgang mit einer zurückgewiesenen Charge geändert.
„Früher hat man einfach eine E-Mail geschickt und geschrieben: ‚Hey, nur zur Info: Wir haben deinen Stapel abgelehnt. Bitte teile uns mit, wie du damit umgehst.‘ Und das ging dann irgendwie in der Flut der E-Mails unter“, — Jon Craig
Nun werden Korrekturmaßnahmen direkt dem jeweiligen Lieferanten im System zugeordnet und dort nachverfolgt.
Prüfdaten als Wettbewerbsvorteil nutzen
Der deutlichste Nutzen besteht darin, dass EverRest anhand dokumentierter historischer Daten Fabriken und das eigene Management dazu bewegen kann, Maßnahmen gegen Probleme zu ergreifen, die zuvor unsichtbar waren.
Ein Beispiel: Ein immer wieder auftretender Schaumrissfehler, der direkt am Ende der Produktionslinie auftrat. Jons Team bemerkte in den Prüfdaten von Qarma einen Trend, dass sich die Anzahl der aussortierten Chargen zunehmend erhöhte. Dieser Trend reichte aus, um sie dazu zu veranlassen, sich erneut an das Werk zu wenden und die Ergebnisse der Chargenprüfungen des internen Labors der letzten sechs Monate anzufordern. Die Auswertung dieser Daten mittels einer statistischen Prozesskontrolle ergab, dass zwar einzelne Messwerte technisch gesehen innerhalb der Spezifikation lagen, der Prozess als Ganzes jedoch nicht wirklich unter Kontrolle war. Dieser Nachweis reichte aus, um das Ingenieurteam des Werks dazu zu bewegen, in die Optimierung des Prozesses zu investieren, anstatt jeden Vorfall als Einzelfall zu behandeln.
„Es fängt eigentlich ganz harmlos an – mit einem einfachen alten Inspektionsbericht, in dem steht: ‚Hey, wir haben das hier gefunden.‘ Einen Monat später: ‚Hey, wir haben es wieder gefunden.‘ Aber man muss das Ganze mit Daten untermauern, damit es für die Leute wirklich Sinn ergibt und sie bereit sind, Zeit und Ressourcen zu investieren, um diesen Dingen auf den Grund zu gehen.“ — Jon Craig
Derselbe Ansatz hat dazu geführt, dass die Beschwerden über die Vergilbung des Schaums zurückgegangen sind – ein seit langem bestehendes, immer wiederkehrendes Problem für einen der größten Kunden von EverRest und eines der ersten Probleme, die Jon bei der Übernahme des Vietnam-Teams zu bewältigen hatte. Indem EverRest nicht nur Endkontrollen, sondern auch Eingangs- und Inline-Kontrollen dokumentiert und die Fabriken an einen klaren Standard bindet, wird bewusst sichergestellt, dass keine vergilbten Produkte ausgeliefert werden. So ist es EverRest gelungen, die Feedbackschleife zu schließen, die zuvor nie existiert hatte.
„Früher dachte man in der Fabrik einfach: ‚Der Kunde sieht das ja nicht‘, es gab keinen Rückkopplungskreislauf. Die Fabrik wusste also nicht wirklich, was der Kunde sah. Die Beschwerden sind drastisch zurückgegangen. Ich erhalte einen monatlichen Bericht [von unserem größten Kunden]; das Vergilben ist fast gar nicht mehr auf dieser Liste zu finden.“ — Jon Craig
Gemeinsam wachsen
Line und Jon tauschen sich im Alltag selten aus. Die eine ist damit beschäftigt, Zertifikate und ESG-Daten aus Dänemark einzuholen, der andere versucht, die Fehlerquoten in den USA zu senken – doch von ihren jeweils entgegengesetzten Enden des Unternehmens aus sind sie zu derselben Schlussfolgerung gelangt: Eine Lieferkette dieser Größenordnung funktioniert nur dann reibungslos, wenn die zugrunde liegenden Daten zentralisiert, vertrauenswürdig und verwertbar sind und nicht über all jene verstreut sind, die in der jeweiligen Woche zufällig eine E-Mail beantwortet haben.
Im Bereich Compliance verlagern Line und ihre Kollegin Sanne die Zertifikatsverlängerungen vollständig auf Qarma, schließen die Einbindung von Lieferanten ab und führen ein Produkt-Compliance-Modul ein, das die Prüfhistorie direkt mit einzelnen Produkten verknüpft – ein wichtiger Meilenstein für die Dokumentation der GPSR-Sicherheitsbewertung und für den späteren Einstieg in Direct-to-Consumer-Kanäle, in denen EverRest künftig selbst für die Compliance-Anforderungen verantwortlich sein wird, die das Unternehmen derzeit noch von seinen Kunden übernimmt.
Line möchte zudem fotografische Nachweise in die Compliance-Arbeit einbeziehen, so wie es Jons Team bereits im Bereich Qualität tut: Dabei werden Fluchtwege und Sicherheitsausrüstung bei Lieferanten überprüft oder ein Lieferant wird gebeten, das Gewicht einer Verpackung zu fotografieren, anstatt lediglich einen Wert einzugeben. Damit sollen konkrete Vertrauensprobleme angegangen werden, die ein Kunde in der Vergangenheit mit Lieferanten hatte.
Was die Qualität angeht, arbeitet Jon mit Qarma zusammen, um die technischen Bewertungen der Fabriken – die derzeit als Tabellenkalkulation als Abschlussdokument hochgeladen werden – in einen strukturierten Fragebogen umzuwandeln, bei dem Ergebnisse, Folgemaßnahmen und Schweregrade direkt im System erfasst werden. Sobald die Inspektionsdaten durchgängig einheitlich sind, möchte er diese Historie nutzen, um vierteljährliche Besprechungen mit den Fabriken abzuhalten und so die Scorecards zu einem kontinuierlichen Dialog statt zu einmaligen Korrekturen zu machen.
„Qarma ist sozusagen das Rückgrat unserer Qualitätskontrollen und unserer Compliance-Maßnahmen, und wir versuchen, alles über Qarma zu optimieren. Es mag seltsam klingen, dass sich Qarma weiterentwickelt, aber das tun wir auch, und genau das gefällt mir: dass wir gemeinsam wachsen können.“
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