Wie T&S den Digital-First-Ansatz auch im Qualitätsmanagement umsetzte

Über das Unternehmen

T&S Home & Living ist ein führender Händler und Importeur von Möbeln für den Innenbereich (Esszimmermöbel, Kleinmöbel), für den Außenbereich (Gartenmöbel, Balkonmöbel) und für smarte Möbel (Beistellmöbel). Das Unternehmen wurde 2018 von Thomas Berg und Stephan Sander - zwei erfahrenen Experten aus der Möbelindustrie - gegründet.

Die Vision ist ein Unternehmen mit vollständig digitalen Prozessen in Bezug auf Produktion und Import/Export zu schaffen. Die Inspiration hierzu kam unter anderem aus dem Silicon Valley und den dortigen agilen Geschäftsmodellen vieler Technologie-Start-Ups.

Seit seiner Gründung ist T&S Home & Living schnell gewachsen. Deutschland ist der Hauptmarkt, während die Produktion in Vietnam stattfindet. Gleichzeitig ist T&S auf vielen anderen Märkten aktiv. Das Unternehmen betreut dabei auch fertigungsbezogene Prozesse für Kunden und Partner, einschließlich des Qualitätsmanagements.

Digitalisierung auch in der Möbelproduktion

Die Möbelherstellung hat ein "Papierproblem", waren sich die Thomas Berg und Stephan Sander bei der Gründung ihres Unternehmens im Jahr 2018 einig.

Beide verfügten über umfangreiche, langjähringe Erfahrungen im Möbelhandel. Sie arbeiteten mit Branchenführern aus Deutschland und Produktionstandorten unter anderem in Vietnam zusammen. Beide hatten die Auswirkungen ineffizienter, mehrstufiger Prozesse zu spüren bekommen, die sich negativ auf Betriebsabläufe und Ergebnisse auswirkten.

"Ein Unternehmen hatte große Lager in ganz Deutschland und Produktionsstätten in Asien. Die Mitarbeiter erstellten und druckten umfangreiche Qualitätskontrollberichte aus, die unmöglich zeitnah bearbeitet werden konnten. Das führte dazu, dass die Abwicklung Tage und Wochen länger dauerte als nötig. Das ist nicht das Bild, das die Branche vor 40 Jahren bot, sondern etwas, das auch heute noch vorkommt.

- Thomas Berg, COO & Geschäftsführender Gesellschafter der T&S Home & Living GmbH

T&S suchte anderswo nach Inspirationen, um solche Fallstricke zu vermeiden. Insbesondere das Silicon Valley und die dortigen Start-Ups mit ihrer Denkweise, dem Unternehmergeist und den digitalenen Ansätzen waren hierbei interessant.

Um die Ergebnisse und den Erfolg zu optimieren, mussten die richtigen digitalen Tools gefunden werden. Diese sollten - ganz im Sinne der Silicon Valley-Mentalität - einfach und intuitiv zu bedienen sein, sich reibungslos integrieren und skalieren lassen, Synergien schaffen und nur minimale Investitionen erfordern.

Mindset und Tools bringen das Qualitätsmanagement auf das nächste Level

T&S stellte schnell fest, dass eine leistungsfähige QA- und QC-Lösung für ihr Setup unerlässlich sein würde. Eine Marktrecherche führte zu Qarma, das sich durch seine intuitive Einrichtung und Nutzung in Verbindung mit robusten, leistungsstarken Datenerfassungs- und Berichtsfunktionen auszeichnete.

Gleichzeitig entsprechen Qarma und Qarmas Mitarbeiter einem Kernaspekt des Konzepts von T&S: Der Digital-First-Mentalität. Diese Denkweise und die Wahl der Tools sind Kernbestandteile der schnellen Expansion und des anhaltenden Erfolgs des Unternehmens.

Die Verankerung einer Digital-First-Mentalität mag fortschrittlich klingen. Wenn die Denkweise jedoch erst einmal vorhanden ist, ist die eigentliche Digitalisierung weniger kompliziert, als sich viele wahrscheinlich vorstellen würden.

Vom Standpunkt der Lösungen aus betrachtet, bezieht sich "digital-first" oft darauf, wie ein Unternehmen digitale Lösungen betrachtet, und wie sie integriert und genutzt werden können, um Synergien im gesamten Geschäftsbetrieb zu schaffen. So bieten beispielsweise die richtigen QA- und QC-Tools die Möglichkeit, Daten in und aus ERP-Systemen zu importieren, ohne eine umfangreiche API-Integration zu erfordern. Dies verkürzt die Implementierungszeiten und schafft neue Möglichkeiten für die Gewinnung und Nutzung von Erkenntnissen in Echtzeit.

Mit Qarma und den integrierten Qualitätsprozessen kann das Qualitätsteam Inspektionen in kürzester Zeit durchführen, die Datenanalyse verbessern und die Einarbeitungszeit neuer Mitarbeiter verkürzen.

"Heute dauert es nur einen Tag, um einen neuen Inspektor zu schulen. Daneben sind die Flexibilität der Lösung, die unseren heutigen und etwaigen künftigen Anforderungen entspricht, Gründe, warum wir uns für Qarma entschieden haben."

- Stephan Sander, Geschäftsführer der T&S Home & Living GmbH

Warum die Umsetzung einer Digitalisierungsstrategie einfacher sein kann als gedacht

Digitalisierung mag nach umfangreichen Investitionen in neue, komplizierte Technologien klingen. Doch glücklicherweise ist die Wahrheit eher das Gegenteil.

T&S nutzt Softwarelösungen um Prozesse zu vereinfachen, Synergien zu schaffen und bessere Ergebnisse zu erzielen, während gleichzeitig kosteneffizienter gearbeitet werden kann.

Der Digital-First-Ansatz des Unternehmens baut auf Grundsätzen auf, die in fast jedem Unternehmen oder jeder Branche umgesetzt werden können:

Keep it simple: Lösungen sollten einfach und intuitiv sein und Arbeitsabläufe der Nutzer tatsächlich verbessern. Das steigert gleichzeitig die Akzeptanz der Endnutzer, welche für den Erfolg ausschalggebend ist.
Skalierbarkeit und Anpassbarkeit: Softwarelösungen sollten anpassbar sein, um den heutigen als auch zukünftigen Anforderungen gerecht zu werden.
Einfache Integration: T&S verwendet Lösungen, die sich gegenseitig ergänzen. Daten können dabei leicht zwischen den verschiedenen Anwendungen ausgetauscht werden.
Anwendungsbezogen und keine unnötige Komplexität: Microsoft 365 ist für T&S von zentraler Bedeutung. Das ERP-System Central ist seit der Gründung im Einsatz. Das Unternehmen hat dann wenn nötig laufend weitere Lösungen hinzugefügt, um die größten positiven Auswirkungen zu erreichen.
Bewusst positive Einstellung zu Veränderung: Neue Wege zu beschreiten, wie z. B. die Nutzung von Cloud-Systemen anstelle von lokaler IT, wird sich anfangs fast immer seltsam und unangenehm anfühlen. Sobald die positive Ergebnisse dann eintreten, wird das Unbehagen verschwinden.
Offenheit für Innovationen und Experimente: Aufgeschlossenes Ausprobieren und die Bereitschaft zur Innovation über sämtliche Unternehmensabläufe hinweg erfordern Zeit, sind aber von zentraler Bedeutung für die Verbesserung der Geschäftsabläufe.
Schrittweise Entwicklung: T&S arbeitet mit dem klaren Vorsatz der kontinuierlichen Verbesserung. In Bezug auf das digitale Qualitätsmanagement beinhaltet dies die Weiterentwicklung der Integration von Qarma und der über Qarma gesammelten Daten mit anderen Lösungen.
Aufgeschlossene Teammitglieder: Digitalisierung fängt bei der Mitarbeitersuche an. Hier ist es entscheidenen Kollegen zu finden, die dem digitalen Ansatz gegenüber aufgeschlossen sind.

Etablierung eines zukunfsfähigen Qualitätsmanagements

Ein digitaler Ansatz und flexible, agile Werkzeuge ermöglichen es T&S, sich schnell an ein sich veränderndes Geschäftsumfeld anzupassen.

Beispielsweise während der COVID-Kontaktbeschränkungen konnten die Mitarbeiter ohne Weiteres von zu Hause aus arbeiten, wodurch Betriebsunterbrechungen auf ein Minimum reduziert wurden.

Dank flexibler Strukturen und der Skalierung als Kernparameter war das Unternehmen auch in der Lage, Unterbrechungen der Lieferkette, die viele andere Unternehmen der Branche schwer getroffen haben, einfacher zu bewältigen. Ein einfaches Beispiel hierfür ist die Anmietung statt des Besitzes von Lagerflächen.

Der Ansatz und der Erfolg des Unternehmens haben zu einer Ausweitung des Geschäftsbetriebs geführt, einschließlich der Übernahme bestimmter Aufgaben, wie z. B. Qualitätssicherung und -kontrolle, für andere Produktions- und Vertriebsunternehmen.

"Unser Ansatz ermöglicht es uns, die Ansprüche deutscher Kunden an Qualität und Management in Vietnam umzusetzen. In Bezug auf Qualität bedeutet dies, dass Berichte in Echtzeit verfügbar sind und weiter bearbeitet werden können. Wichtig ist hierbei, dass Erkenntnisse schnell und unkompliziert mit unseren Partnern geteilt werden können um Verbesserungen umzusetzen. Dies geht weit darüber hinaus, was die Branche in Deutschland gewohnt ist - und das ist eines unserer Alleinstellungsmerkmale."