Die EU-Verordnung über Verpackungen und Verpackungsabfälle (PPWR) ist nun in Kraft getreten und markiert einen wichtigen Wandel in der Art und Weise, wie Unternehmen Verpackungsdaten und -unterlagen verwalten müssen.
Ab dem 12. August 2026 gilt die PPWR grundsätzlich in der gesamten EU. Die Verordnung ersetzt die bisherige Verpackungs- und Verpackungsabfallrichtlinie durch einen harmonisierten Rechtsrahmen, der Verpackungen über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg abdeckt.
Bei der Einhaltung der Vorschriften geht es jedoch nicht nur darum, die Vorschriften zu verstehen. Es geht darum, dokumentieren zu können, woraus Ihre Verpackungen bestehen, diese Angaben durch Nachweise zu untermauern und über die richtigen Unterlagen zu verfügen, um die Sicherheit Ihrer Verpackungen nachzuweisen.
Von Verpackungsdaten bis hin zu dokumentierten Nachweisen
In vielen Unternehmen sind Verpackungsinformationen nach wie vor über Tabellenkalkulationen, E-Mails von Lieferanten, PDF-Dateien und verschiedene interne Systeme verstreut.
Wenn PPWR ins Spiel kommt, lässt sich dieser Ansatz nur schwer umsetzen.
Unternehmen benötigen einen zuverlässigen Überblick über ihre Verpackungen, einschließlich Informationen zu Verpackungsarten, Materialien und den entsprechenden technischen Unterlagen. Je nach den geltenden Anforderungen können diese Unterlagen technische Spezifikationen, Konformitätserklärungen und Prüfberichte umfassen, die die Einhaltung der Grenzwerte für bedenkliche Stoffe belegen.
Die Herausforderung besteht daher nicht einfach darin, mehr Informationen zu sammeln. Es geht vielmehr darum, einen strukturierten Prozess zu schaffen, in dem Verpackungsdaten und die dazugehörigen Belege miteinander verknüpft werden können.
Drei Grundsätze für die Vorbereitung auf PPWR
1. Eine einzige Quelle der Wahrheit
Informationen zur Verpackung sind häufig auf verschiedene Lieferanten, Produktteams, Qualitätsabteilungen und Compliance-Stellen verteilt.
Durch die Zusammenführung von Verpackungsdaten und -dokumentation in einem strukturierten Arbeitsablauf lässt sich leichter nachvollziehen, welche Informationen vorliegen, welche fehlen und welche Unterlagen bereits genehmigt wurden.
Anstatt sich auf verstreute Tabellen, PDF-Dateien und E-Mails zu verlassen, können Teams auf der Grundlage einer einzigen geprüften Datensatz arbeiten.
2. Fakten statt Annahmen
Zu wissen, dass ein Produkt aus Pappe, Kunststoff oder einem anderen Material besteht, reicht nicht unbedingt aus.
Die zugrunde liegenden Daten müssen zuverlässig sein.
Eine Möglichkeit, die Verpackungsdaten zu verbessern, besteht darin, Materialinformationen direkt bei Lieferantenkontrollen zu erfassen. Die Lieferanten können das Gewicht einzelner Verpackungskomponenten angeben und die Messung mit Fotos oder Videos der Komponente auf einer Waage dokumentieren.
Dadurch wird ein klarerer Zusammenhang zwischen den in ein System eingegebenen Informationen und den ihnen zugrunde liegenden Belegen hergestellt.
3. Dokumentation, die bei Bedarf sofort zur Verfügung steht
Zur Einhaltung der Verpackungsvorschriften gehört auch die Dokumentation.
Technische Unterlagen, Konformitätserklärungen und einschlägige Prüfberichte müssen gesammelt, geprüft und aufbewahrt werden, damit sie bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden können. Die PPWR sieht in den in der Verordnung beschriebenen Fällen eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren für Einwegverpackungen und von zehn Jahren für Mehrwegverpackungen vor.
Ein strukturierter Dokumenten-Workflow macht es einfacher zu erkennen, welche Unterlagen eingegangen sind, welche noch fehlen und welche bereits genehmigt wurden.
Ein praktischer PPWR-Arbeitsablauf
Bei Qarma betrachten wir die Einhaltung der PPWR-Vorschriften als einen Arbeitsablauf, der verifizierte Verpackungsdaten mit den entsprechenden Konformitätsunterlagen verknüpft.
Ein typischer Ablauf könnte wie folgt aussehen:
1. Anfrage „
“ Fügen Sie einer Lieferantenbestellung eine Verpackungscheckliste oder eine unabhängige Prüfung hinzu.
2. Überprüfen Sie
. Der Lieferant gibt Materialarten und Gewichte an und belegt diese mit Foto- oder Videobeweisen.
3. Dokumenten
: Der Lieferant lädt die entsprechenden Konformitätserklärungen, Prüfberichte und technischen Unterlagen hoch.
4. Dokumentation genehmigen und archivieren (
): Ihr Team prüft und genehmigt die Dokumentation, sorgt für eine übersichtliche Organisation der Informationen und stellt sicher, dass diese jederzeit abrufbar sind.
Dadurch wird das Qualitätsmodul von „ Qarma“ mit der Produktkonformität verknüpft, sodass Unternehmen sowohl die zugrunde liegenden Verpackungsdaten als auch die dazugehörige Dokumentation in einem einzigen Prozess verwalten können.
Wie „ Qarma “ diesen Prozess unterstützt
Im Qualitätsmodul von „ Qarma“ können Unternehmen Tabellen zur Verpackungsprüfung auf der Ebene der Verpackungskomponenten oder der SKUs erstellen. Die Teams können Materialarten und Gewichte erfassen, Verpackungen nach ihrer Funktion gruppieren und das Gesamtverpackungsvolumen auf Basis der Stückzahl berechnen.
Gleichzeitig lässt sich „ Qarma : Product Compliance“ nutzen, um Unterlagen wie Konformitätserklärungen, technische Dokumente und Prüfberichte anzufordern, zu erfassen, zu speichern und nachzuverfolgen. Lieferanten können die Unterlagen direkt hochladen, während interne Teams diese zentral prüfen und genehmigen.
Zusammen bildet dies die Grundlage für einen besser strukturierten und prüfungsfähigen PPWR-Compliance-Prozess.
Hinweis: Qarma bietet die geprüfte Grundlage für das Materialdaten- und Dokumentenmanagement im Rahmen eines PPWR-Konformitätsprozesses. Die Festlegung der rechtlichen Rolle, die EPR-Registrierung und die damit verbundenen Gebühren, die Durchführung von Konformitätsbewertungen sowie die behördliche Berichterstattung liegen weiterhin in der Verantwortung Ihres Unternehmens und/oder Ihrer Compliance-Berater.
