Die Zoll- und Grenzschutzbehörde lehnt Ursprungsangaben von Importeuren ab, die vieles richtig gemacht haben. Ein Unternehmen hat kürzlich als Reaktion auf einen formellen Einspruch, der fast zwanzig Einfuhren betraf, mehr als tausend Seiten an Unterlagen, Belegen, Fotos aus der Fabrik, Mitarbeiterunterlagen und Ausrüstungsprotokollen zusammengestellt. Die Ursprungsangabe wurde dennoch abgelehnt, und dem Unternehmen wurden zusätzliche Zölle in Höhe von Zehntausenden Dollar auferlegt.
Hier geht es nicht um ein Unternehmen, das sich nicht genug Mühe gegeben hat. Es geht um das, womit immer mehr Importeure konfrontiert sind: Sie geben sich wirklich Mühe, scheitern aber dennoch, wenn es darauf ankommt.
Arbeit zu verrichten ist nicht dasselbe wie die richtige Arbeit zu verrichten
Seit Jahren bedeutet Lieferanten-Compliance, die richtigen Zertifikate zu sammeln, die erforderlichen Audits durchzuführen und die Unterlagen an einem Ort aufzubewahren, an dem sie bei Bedarf abgerufen werden können. Die meisten Unternehmen, die diese Arbeit leisten, haben damit alle Hände voll zu tun. Tausend Seiten Dokumentation, die unter Zeitdruck und kurzfristig erstellt werden, sind keine Kleinigkeit.
Was sich geändert hat, ist das, was die CBP tatsächlich sehen will. Die jüngsten Durchsetzungsmaßnahmen, die durch die diesjährige Verordnung zur Verschärfung der Rechenschaftspflicht von Importeuren noch verstärkt wurden, zielen auf Echtzeit-Nachweise aus der Produktion, Personalunterlagen, Exportunterlagen seitens des Lieferanten selbst, eine dokumentierte Historie von Audits und Korrekturmaßnahmen sowie Transparenz über den Erstlieferanten hinaus ab. Die schnelle Erstellung einer Vielzahl von Unterlagen, nachdem eine Beanstandung eingegangen ist, ist nicht dasselbe wie bereits im Vorfeld ein solches Gesamtbild aufgebaut zu haben.
Hier ist der Punkt, den die meisten Unternehmen unterschätzen: Oft verfügen sie bereits über mehr davon, als ihnen bewusst ist. Fotos von einem Lieferantenbesuch vor zwei Jahren. Ein alter Auditbericht. Eine Tabelle zur Nachverfolgung einer Korrekturmaßnahme, die bereits abgeschlossen und in Vergessenheit geraten ist. Die Informationen sind in der Regel irgendwo vorhanden, verstreut über Teams, Posteingänge und die Dateien einzelner Mitarbeiter, ohne dass jemand sie an einem Ort zusammengefasst hat. Genau diese Lücke – zwischen dem Vorhandensein der Informationen und der Fähigkeit, sie schnell bereitzustellen – macht aus einer routinemäßigen CBP-Anfrage ein kostspieliges Durcheinander.
Sechs Anlaufstellen
Es gibt sechs Bereiche, die es sich lohnt, schon jetzt in den täglichen Betriebsablauf zu integrieren – lange bevor überhaupt eine Herausforderung auftritt.
Mit Geotags versehene visuelle Beweise
Ein Foto, das sechs Monate nach einem Fabrikbesuch noch immer im Posteingang liegt, sagt nur sehr wenig aus. Ein Foto, das mit einer bestimmten Inspektion, einem Zeitstempel und dem GPS-Standort zum Zeitpunkt der Aufnahme verknüpft ist, sagt hingegen viel mehr aus. Regelmäßige Audits vor Ort, bei denen Bilder auf diese Weise erfasst werden, schaffen eine fortlaufende, überprüfbare Dokumentation der Fabrikhallen – und keine nachträgliche Rekonstruktion derselben.
Beschäftigungsstatistiken der Fabriken
Die Behörden fordern im Rahmen der Sorgfaltspflicht zur Bekämpfung von Zwangsarbeit zunehmend Informationen zur Personalbesetzung an, nicht nur Produktunterlagen. Diese Nachweise sind oft am schwierigsten zu beschaffen. Lieferanten zögern möglicherweise, sie weiterzugeben, und ihre Überprüfung nimmt Zeit in Anspruch – genau deshalb gehören sie auf die Liste der Dinge, mit denen man jetzt beginnen sollte, und nicht auf die Liste der Dinge, um die man sich später in aller Eile kümmern muss.
Exportunterlagen des Lieferanten
Die Unterlagen, die ein Lieferant bei seiner eigenen Zollbehörde einreicht und aus denen hervorgeht, woher eine Sendung tatsächlich stammt, haben ein Gewicht, das die eigenen Aufzeichnungen eines Importeurs allein nicht erreichen können. Der Mehrwert ergibt sich daraus, dass ein bestimmtes Ausfuhrdokument mit einer bestimmten Fabrik, einem bestimmten Produkt und einer bestimmten Sendung verknüpft wird, und nicht daraus, dass isoliert mehr solcher Dokumente gesammelt werden.
Aktive Lieferantenprüfung
Ein Audit ist eine Momentaufnahme. Was danach geschieht – ob Beanstandungen vorgebracht wurden, ob Korrekturmaßnahmen ergriffen wurden, ob jemand die Behebung überprüft hat –, darauf kommt es bei der Sorgfaltspflicht tatsächlich an. Eine Lieferantenakte mit einer dokumentierten Historie gelöster Probleme sagt weitaus mehr aus als eine einwandfreie Bewertung von vor achtzehn Monaten.
Transparenz über die erste Ebene hinaus
Zu wissen, wer das Endprodukt geliefert hat, reicht nicht mehr aus. Auch bei Materialien und Komponenten stellen sich Fragen zur Herkunft, und die Unternehmen, die dabei auf dem falschen Fuß erwischt werden, sind in der Regel diejenigen, die nie über ihren direkten Lieferanten hinausgeschaut haben. Niemand kann eine gesamte Lieferkette von heute auf morgen abbilden. Beginnen Sie mit den Produktlinien mit dem höchsten Risiko und arbeiten Sie sich von dort aus weiter vor.
Eine Probeprüfung
Wählen Sie nach dem Zufallsprinzip einen aktuellen Importauftrag aus. Geben Sie dem Team 24 Stunden Zeit, um alle Informationen zusammenzustellen: Produktionsstandort, beteiligte Lieferanten und Fabriken, Nachweise zum Ursprung, Prüf- und Auditverlauf, Korrekturmaßnahmen sowie Nachweise zum Produktionsstandort. Stellen Sie dann noch eine Frage: Wie lange hat es gedauert, all diese Informationen zu finden? Eine Antwort, die das Durchforsten von E-Mail-Postfächern, gemeinsamen Laufwerken und dem Smartphone eines Mitarbeiters beinhaltet, ist genau die Lücke, die eine externe Anfrage als Erstes aufdecken wird.
Nicht nur die Akte erstellen, sondern auch die Beweiskette aufbauen
Die meisten Unternehmen verfügen bereits über mehr davon, als ihnen bewusst ist. Selten fehlt wirklich alles. Die Daten sind über E-Mail-Posteingänge, PDF-Dateien, alte Prüfungsunterlagen und das Handy eines Mitarbeiters verstreut – neben echten Lücken, wie beispielsweise Personalakten, Exportunterlagen oder Einblicke in Ebenen jenseits der ersten, mit deren Erfassung noch gar nicht begonnen wurde.
Beide Probleme führen zum gleichen Ergebnis: Wenn jemand nach dem Gesamtbild fragt, wird aus einer Anfrage, die eigentlich nur einen Nachmittag in Anspruch nehmen sollte, wochenlange Recherchearbeit – oder es kommen Lücken zum Vorschein, auf die zuvor niemand hingewiesen hatte.
Bei der Lösung geht es nicht darum, um der Sammlung willen mehr Daten zu sammeln. Es geht darum, bereits vorhandene Daten miteinander zu verknüpfen und die Lücken in den Kategorien schrittweise zu schließen, sodass das Gesamtbild bereits vorliegt, bevor jemand danach fragen muss.
Führen Sie das oben beschriebene Testaudit durch.
In der Regel reichen 24 Stunden aus, um herauszufinden, ob diese Nachweiskette bereits vorhanden ist oder erst noch aufgebaut werden muss. Wenn Sie sich ein klareres Bild davon machen möchten, wo Sie derzeit stehen, wenden Sie sich an das Team von „Qarma “. Wir gehen das Ganze anhand Ihrer tatsächlichen Lieferkettendaten durch – nicht anhand eines hypothetischen Szenarios.
