KI kann die Compliance beschleunigen. Sie kann Dokumente prüfen, fehlende Informationen hervorheben und Ihnen einen besseren Überblick über alle Lieferanten verschaffen.
Aber KI ist nicht in den Fabrikhallen unterwegs. Sie beobachtet die Arbeitsbedingungen nicht. Und sie überprüft nicht, ob die Vorschriften tatsächlich eingehalten werden.
Wenn Sie KI im Bereich Compliance einsetzen oder dies in Erwägung ziehen, sollten Sie Folgendes nicht außer Acht lassen.
Ein Dokument ist kein Beweis
KI kann bestätigen, dass ein Zertifikat hochgeladen wurde oder dass eine Richtlinie existiert. Sie kann jedoch nicht bestätigen, dass das zertifizierte Material derzeit verwendet wird oder dass die Sicherheitsrichtlinie in der Praxis eingehalten wird.
Viele Verstöße gegen Vorschriften entstehen nicht, weil Unterlagen fehlen. Sie entstehen, weil das, was schriftlich festgehalten ist, nicht mit dem übereinstimmt, was tatsächlich getan wird.
Dokumente belegen die Einhaltung von Vorschriften. Sie beweisen sie jedoch nicht.
Es kommt darauf an, wie Daten erhoben werden
Bevor Sie den Erkenntnissen der KI Glauben schenken, stellen Sie sich eine einfache Frage: Wie wurden diese Informationen gewonnen?
Wurde es später von einem Desktop-Computer hochgeladen? Oder wurde es bei einem Vor-Ort-Audit erfasst? Ist es mit einem Zeitstempel versehen? Ist es einem bestimmten Standort und einer bestimmten verantwortlichen Person zugeordnet?
Daten, die im Rahmen eines strukturierten Audits in Echtzeit erfasst werden, unterscheiden sich grundlegend von Daten, die nachträglich hochgeladen werden. KI kann nur mit den Daten arbeiten, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Ist die Eingabe unzureichend, wird auch die Ausgabe unzureichend sein.
Echtzeitdaten gewinnen zunehmend an Bedeutung, nicht an Bedeutung
Es ist einfacher denn je, Dokumente zu bearbeiten, Fotos wiederzuverwenden oder ansprechende Berichte zu erstellen.
Dadurch gewinnt die Echtzeit-Dokumentation in Form von Fotos und Videos an Bedeutung. Wenn Beweismaterial direkt vor Ort während des Audits erfasst und direkt mit bestimmten Prüfpunkten verknüpft wird, stellen Sie einen klaren Zusammenhang zwischen dem Befund und der tatsächlichen Situation her.
Sollte die KI später zur Analyse der Ergebnisse eingesetzt werden, wird sie mit verifizierten Beobachtungen arbeiten und nicht mit kuratierten Uploads.
Das menschliche Urteilsvermögen spielt nach wie vor eine Rolle
KI ist gut darin, Muster zu erkennen und Unstimmigkeiten aufzuzeigen. Sie kann dir sagen, was ungewöhnlich erscheint.
Es kann kein Zögern in einer Antwort erkennen. Es kann kein Verhalten bemerken, das nicht auf der Checkliste steht. Es kann keine Folgefragen stellen, die auf dem basieren, was es im Raum wahrnimmt.
Entscheidungen zur Einhaltung von Vorschriften hängen oft vom jeweiligen Kontext ab. Die Verantwortung für die Beurteilung muss weiterhin bei den Prüfern liegen. KI sollte ihre Arbeit unterstützen, nicht ersetzen.
Selbstauskunftsdaten haben ihre Grenzen
Viele KI-gestützte Systeme stützen sich in hohem Maße auf Selbstauskünfte der Lieferanten und hochgeladene Unterlagen.
Diese Angaben sind nützlich. Es handelt sich jedoch nach wie vor um Angaben der Lieferanten selbst. Diese könnten die Anforderungen falsch verstehen oder ihre Betriebsabläufe im bestmöglichen Licht darstellen.
Ohne strukturierte Prüfungen und die erforderlichen Nachweise vor Ort verarbeitet KI lediglich selbst gemeldete Daten effizienter. Effizienz bedeutet jedoch nicht automatisch Zuverlässigkeit.
Kannst du das begründen?
Letztendlich lässt sich die Wirksamkeit Ihrer Compliance-Maßnahmen ganz einfach überprüfen: Könnten Sie sie verteidigen?
Können Sie im Falle einer Nachfrage eindeutig darlegen, was geprüft wurde, wann die Prüfung stattfand, wer sie durchgeführt hat und welche Belege die Schlussfolgerung stützen?
Von KI erstellte Zusammenfassungen sind hilfreich. Die Stärke Ihres Compliance-Systems liegt jedoch im zugrunde liegenden Prüfpfad und in der Qualität der gesammelten Nachweise.
Kurz gesagt
Nutzen Sie KI, um sich einen Überblick zu verschaffen, Risiken zu priorisieren und den manuellen Aufwand zu reduzieren.
Stützen Sie Ihre Compliance jedoch auf strukturierte Audits, Echtzeit-Dokumentation und klare Verantwortlichkeiten. Verankern Sie Ihre digitalen Systeme in der realen Welt.
KI kann die Einhaltung von Vorschriften verbessern. Sie kann jedoch nicht ersetzen, tatsächlich hinzuschauen.
Möchten Sie mehr Kontrolle über Ihre Audits und die Einhaltung der Vorschriften durch Ihre Lieferanten?
Qarma Sie dabei, strukturierte digitale Audits durchzuführen, zeitgestempelte Foto- und Videobeweise zu erfassen, Audits und Bewertungen bei allen Lieferanten zu vereinheitlichen und einen übersichtlichen, nachvollziehbaren Prüfpfad zu führen.
Wenn Sie KI einsetzen, sollten Sie darauf achten, dass Sie über eine solide Grundlage verfügen.
