Die Richtlinie über die Nachhaltigkeitsberichterstattung von Unternehmen (Corporate Sustainability Reporting Directive, CSRD) verpflichtet Unternehmen zur Offenlegung detaillierter Nachhaltigkeits- und ESG-Daten (Environmental, Social, and Governance). Die Lieferanten sind das Herzstück dieses Prozesses, da sich ihre Beiträge direkt auf die Qualität und Genauigkeit Ihrer Daten und damit auf die Nachhaltigkeitsberichterstattung auswirken.
Wir haben acht Schritte skizziert, wie Sie Ihre Lieferanten auf die CSRD-Datenerhebung vorbereiten können.
Schritt 1: Aufklärung der Lieferanten über CSRD
Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Lieferanten verstehen, was CSRD ist und warum ihre Rolle so wichtig ist. Stimmen Sie die Botschaft auf ihre Perspektive ab:
- Was ist CSRD? Eine Verordnung, die eine detaillierte Nachhaltigkeitsberichterstattung unter Einbeziehung der Lieferketten vorschreibt.
- Warum ist das für Lieferanten wichtig? Die Einhaltung der Vorschriften sichert dauerhafte Geschäftsbeziehungen, vermeidet Risiken und steigert ihre Wettbewerbsfähigkeit auf dem Markt. Und wenn sie die Daten, die Sie für die Berichterstattung benötigen, nicht weitergeben können, müssen Sie sich möglicherweise einen anderen Partner suchen.
- Wie wirkt sich das auf die Lieferanten aus? Die Zulieferer müssen genaue Daten zu Kennzahlen wie Emissionen, Energieverbrauch und Arbeitspraktiken liefern.
Tipp: Erstellen Sie lieferantenfreundliche Leitfäden, kurze Videos oder FAQs, um CSRD und ihre Rolle in klaren und einfachen Worten zu erklären.
Schritt 2: Identifizierung und Priorisierung der wichtigsten Lieferanten
Ermitteln Sie, welche Lieferanten für Ihre CSRD-Berichterstattung am wichtigsten sind:
- Lieferanten mit hohen Umweltauswirkungen: Nehmen Sie Lieferanten ins Visier, von denen Sie wissen, dass sie den größten Teil Ihrer Geschäfte abwickeln oder bei denen ein höheres Risiko von Problemen oder großen Emissionen besteht.
- Kritische kleinere Lieferanten: Beziehen Sie kleinere Partner ein, deren Daten sich unverhältnismäßig stark auf Ihre Berichterstattung auswirken könnten.
Tipp: Geben Sie den Zulieferern eine nach Prioritäten geordnete Roadmap an die Hand, aus der hervorgeht, welchen Platz sie einnehmen und wie sie einen effektiven Beitrag leisten können.
Schritt 3: Setzen Sie klare und spezifische Erwartungen
Definieren Sie, was Sie von den Lieferanten konkret benötigen:
- Datenkategorien: Geben Sie die genauen Daten an, die Sie benötigen, z. B. CO2-Emissionen, Energieverbrauch, Abfallaufkommen, Verteilung der Arbeitskräfte oder Audit- und SAQ-Ergebnisse.
- Häufigkeit: Geben Sie an, wie oft die Daten gemeldet werden sollen und wann die Frist abläuft.
- Format: Stellen Sie standardisierte Vorlagen bereit, um Konsistenz zu gewährleisten.
Tipp: Bieten Sie den Lieferanten eine Checkliste an, in der ihre Verantwortlichkeiten für die Datenübermittlung klar umrissen sind.
Schritt 4: Ausstattung der Lieferanten mit Werkzeugen und Schulungen
Helfen Sie Ihren Lieferanten, erfolgreich zu sein, indem Sie ihnen die richtigen Werkzeuge und die richtige Unterstützung bieten:
- Workshops und Webinare: Veranstalten Sie Veranstaltungen, die auf die spezifischen Herausforderungen und Branchen der Lieferanten zugeschnitten sind. Wenn Sie nicht über die Ressourcen verfügen, dies selbst zu tun, finden Sie hochwertige Online-Ressourcen, die Sie weitergeben können.
- Schritt-für-Schritt-Vorlagen: Vereinfachen Sie die Berichterstattung, indem Sie ihnen vorformatierte Vorlagen mit Beispielen zur Verfügung stellen.
- Digitale Werkzeuge: Führen Sie Plattformen ein, die die Dateneingabe automatisieren und Fehler in Echtzeit anzeigen.
Tipp: Erstellen Sie ein Online-Paket, über das Lieferanten auf Schulungsmaterialien zugreifen, Daten übermitteln und ihre Fortschritte verfolgen können.
Schritt 5: Vereinfachung der Datenübermittlungsverfahren
Beseitigung von Hindernissen, die Anbieter von der Teilnahme abhalten könnten:
- BenutzerfreundlicheiSchnittstellen: Verwenden Sie Tools, die eine intuitive und schnelle Dateneingabe ermöglichen. Erwägen Sie die Verwendung von Plattformen und Tools, die sie bereits kennen und mit denen sie vertraut sind.
- Automatisierte Erinnerungen: Richten Sie Benachrichtigungen ein, die Sie zur rechtzeitigen Einreichung auffordern.
Tipp: Testen Sie Ihren Datenübermittlungsprozess mit einer kleinen Gruppe von Anbietern und berücksichtigen Sie deren Feedback, bevor Sie ihn ausweiten.
Schritt6: Validierung der Lieferantendaten
Zusammenarbeit mit den Lieferanten, um sicherzustellen, dass die übermittelten Daten korrekt und zuverlässig sind:
- Spot-Audits: Stichprobenartige Auswahl der eingereichten Unterlagen für eine detaillierte Überprüfung.
- Gemeinsame Überprüfungen: Bieten Sie Lieferanten die Möglichkeit, Daten zu klären oder zu korrigieren, wenn Unstimmigkeiten festgestellt werden.
- Feedback-Berichte: Teilen Sie Lieferanten Einblicke in ihre Leistung mit und schlagen Sie Verbesserungen vor.
- Visueller Nachweis: Sammeln Sie Echtzeit-Bilder und -Videos entlang von Datenpunkten, an denen ein visueller Nachweis erforderlich ist.
Schritt 7: Anerkennen und Belohnen der Bemühungen der Lieferanten
Motivieren Sie die Lieferanten, indem Sie ihre Beiträge anerkennen:
- Anreize: Bieten Sie Anreize für eine genaue und rechtzeitige Berichterstattung.
- Öffentliche Anerkennung: Hervorhebung der leistungsstärksten Lieferanten in Nachhaltigkeitsberichten oder auf Branchenveranstaltungen.
- Gemeinsame Projekte: Arbeiten Sie mit proaktiven Lieferanten an gemeinsamen Nachhaltigkeitsinitiativen.
Schritt 8: Laufende Kommunikation aufrechterhalten
Halten Sie Ihre Lieferanten auf dem Laufenden und informieren Sie sie über Änderungen an CSRD oder Ihren Prozessen:
- Regelmäßige Aktualisierungen: Versenden Sie Newsletter oder veranstalten Sie Telefonate, um Neuigkeiten mitzuteilen.
- Feedback-Schleifen: Ermutigen Sie die Lieferanten, ihre Herausforderungen und Erkenntnisse mitzuteilen.
- Iterative Verbesserungen: Arbeiten Sie gemeinsam daran, die Datenerfassungsprozesse im Laufe der Zeit zu verfeinern.
Befähigen Sie Ihre Lieferanten
Die Lieferanten spielen eine zentrale Rolle bei der Erhebung der für die Einhaltung der CSRD erforderlichen Daten. Indem Sie sich auf Aufklärung, klare Kommunikation und kontinuierliche Verbesserung konzentrieren, können Sie Ihre Lieferanten in die Lage versetzen, die für eine erfolgreiche Nachhaltigkeitsberichterstattung erforderlichen hochwertigen Daten zu liefern.
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